09 out Promoção Comercial: checklist completo da documentação
Pensando em lançar uma ação de Promoção Comercial, mas ainda tem dúvidas sobre todas as documentações necessárias para garantir que tudo saia conforme o planejado? Não se preocupe!
Neste conteúdo, vamos te apresentar um checklist completo com todas as informações que você precisa para suas campanha de promoções serem um sucesso e, claro, seguir todas as regulamentações.
Como funcionam as campanhas de Promoção Comercial?
Antes de iniciarmos com o nosso checklist completo, vamos entender primeiro o que são ações de Promoção Comercial.
Mas então, o que são?
As campanhas de promoção comercial são ações desenvolvidas pelas empresas com o objetivo de promover seus produtos ou serviços, gerar engajamento do público e aumentar as vendas. Existem diversos tipos de campanhas, como sorteios, vale-brindes, concursos culturais e promoções de compras premiadas.
Essas campanhas incentivam a participação do consumidor oferecendo prêmios atrativos e exclusividades, além de fortalecerem a imagem da marca no mercado.
Dentro das campanhas de promoção comercial, existem algumas que são as cartas na manga de toda estratégia por trás dessas ações:
Sorteios
Uma das modalidades mais populares, os sorteios permitem que as empresas ofereçam prêmios com base em números aleatórios, geralmente associados à compra de produtos ou serviços.
Vale-brindes
Nessa modalidade, as empresas distribuem prêmios instantâneos, geralmente ocultos dentro de produtos ou associados a compras específicas. O cliente recebe o prêmio diretamente, sem sorteios. Vale-brindes são amplamente utilizados para gerar compras por impulso.
Concursos culturais
Esses concursos exigem que os participantes realizem alguma atividade, como responder a perguntas, enviar fotos ou vídeos, ou criar frases criativas. A escolha dos vencedores é baseada no mérito ou criatividade, e o formato é muito utilizado para promover engajamento direto com o público. Por não haver sorteio, os concursos culturais costumam ter menos exigências burocráticas, mas ainda precisam seguir regras específicas.
Promoções de compras premiadas
Esse tipo de campanha premia os clientes que realizam compras em uma loja ou empresa dentro de um período determinado. As regras variam, mas normalmente os consumidores ganham prêmios ou concorrem a sorteios ao atingir determinados valores de compras ou ao receber um produto sorteado.
Por que a documentação é importante para ações de promoção comercial?
Toda campanha promocional deve ser aprovada e fiscalizada pelo Ministério da Fazenda, de acordo com as exigências da Lei nº 5.768/71 e da Lei nº 13.756/18.
A fiscalização é essencial para garantir que as promoções sejam conduzidas de maneira transparente e justa, assegurando que os prêmios sejam distribuídos corretamente e que todos os participantes tenham chances iguais.
Manter a documentação em dia e cumprir as exigências legais não é apenas uma obrigação, mas uma forma de proteger a reputação da empresa e evitar problemas. O não cumprimento dessas regras pode resultar em multas, penalidades e até no cancelamento da promoção.
Além disso, todo o processo de autorização e fiscalização é feito de maneira 100% digital através do Sistema de Controle de Promoção Comercial (SCPC), o que facilita a gestão e acompanhamento das campanhas de forma ágil e eficiente.
Minha promoção não foi aprovada, mas quero seguir mesmo assim. E agora?
Se a sua empresa realizar a distribuição gratuita de prêmios sem a devida autorização ou descumprir o Regulamento aprovado, você poderá enfrentar diversas sanções.
As penalidades podem ser aplicadas separada ou cumulativamente, e incluem:
- Advertência: você pode receber uma notificação formal alertando sobre irregularidades e solicitando a correção imediata.
- Cassação da autorização: sua empresa pode perder a autorização para a promoção, o que impedirá a continuidade da campanha e poderá afetar sua reputação.
- Proibição de novas promoções: você pode ser impedido de realizar distribuições gratuitas de prêmios por um período de até dois anos, impactando suas estratégias de marketing.
- Multa: sua empresa pode enfrentar uma multa de até 100% do valor total dos prêmios oferecidos, resultando em perdas financeiras significativas.
Além disso, o não cumprimento das obrigações relacionadas à prestação de contas pode levar à proibição de novas promoções e outras penalidades.
Essas sanções são essenciais para garantir que suas práticas comerciais estejam em conformidade com a legislação, protegendo tanto sua empresa quanto os consumidores e a integridade do mercado.
Checklist de documentação
Agora que você já entendeu como funcionam as campanhas e a importância da documentação, vamos ao checklist completo:
Comprovante de pagamento da taxa de autorização:
Pagar a taxa de autorização é essencial para garantir a legalidade da sua promoção. Essa taxa é necessária para obter a autorização do Ministério da Fazenda e evita multas e sanções.
Cumprir essa obrigação demonstra o compromisso da sua empresa com as normas legais, promovendo confiança e evitando interrupções nas campanhas promocionais.
A taxação funciona da seguinte forma:
Todos esse valores foram retirados do site oficial do Ministério da Fazenda.
Como funciona o pagamento da taxa de fiscalização?
Vamos supor que você esteja criando uma campanha de prêmios que e que esse o valor total seja R$10.000,01. Nesse caso, você pagaria uma taxa de R$1.333,00.
Certidões de regularização
A empresa requerente precisa estar regularizada perante os órgãos oficiais, e apresentar certidões relativas à:
Dívida ativa da união: Certidão emitida automaticamente pelo SCPC durante a solicitação.
Você pode consultar clicando aqui.
Tributos Federais: Comprovação de regularidade emitida pelos órgãos competentes.
Você pode consultar clicando aqui
Tributos estaduais e municipais: Certidões que comprovem a quitação de débitos mobiliários.
Termo de adesão das empresas participantes (para promoções coletivas)
Caso a campanha envolva mais de uma empresa, todas as participantes devem assinar um termo de adesão, autorizando a inclusão de seus nomes na promoção. Esse documento deve ser assinado pelos representantes legais de cada empresa
Termo de responsabilidade da empresa mandatária
Se a promoção for coletiva, a empresa que lidera a campanha deve assinar um termo de responsabilidade, assumindo solidariamente todas as obrigações e infrações que possam ocorrer.
Esse termo precisa ser assinado pelo representante legal da empresa mandatária.
Demonstrativo consolidado da receita operacional
A empresa ou grupo de empresas participantes precisa apresentar um demonstrativo financeiro consolidado que contenha:
- Receita operacional dos meses anteriores ao início da promoção, na mesma quantidade de meses que a promoção terá de duração.
- O documento deve ser assinado por um contador ou técnico em contabilidade registrado no Conselho Regional de Contabilidade (CRC).
Certificados de regularidade dos prêmios
É obrigatório que os prêmios sejam produzidos no Brasil ou regularmente importados. A documentação que comprove a legalidade e origem dos prêmios deve ser apresentada.
Descrição dos prêmios oferecidos
A empresa precisa detalhar os prêmios a serem distribuídos, que podem incluir:
- Mercadorias de produção nacional ou regularmente importadas.
- Títulos da Dívida Pública da União.
- Imóveis residenciais situados no Brasil.
- Viagens de turismo, que incluam transporte, hospedagem e ao menos uma refeição.
- Bolsas de estudo.
Limite do valor total dos prêmios
O valor total dos prêmios não pode exceder 5% da média mensal da receita operacional da empresa ou empresas envolvidas. O cálculo deve considerar o mesmo número de meses que a promoção terá de duração, usando o período imediatamente anterior à solicitação.
Para empresas recém-criadas, o cálculo é feito com base na receita operacional do primeiro trimestre de funcionamento.
Modelos de documentos
Os modelos para todos os documentos exigidos (procuração, termos de adesão, termos de responsabilidade, etc.) estão disponíveis para download na aba de ajuda do SCPC – Sistema de Controle de Promoção Comercial.
Você consegue consultar clicando aqui.
Documentação de regularidade fiscal
Todas as empresas envolvidas devem estar com suas obrigações fiscais em dia, tanto no âmbito federal quanto estadual e municipal.
A empresa deve apresentar certidões positivas que atestem a inexistência de débitos fiscais para conseguir seguir com a campanha promocional.
Conclusão
Com este checklist em mãos, você tem todas as informações necessárias para garantir que sua campanha promocional seja aprovada e executada com sucesso. E se precisar de ajuda para organizar sua documentação ou planejar sua campanha, a Iuhuu Soluções Promocionais está aqui para ajudar.
Com mais de 15 anos de experiência e um histórico de milhares de promoções bem-sucedidas, nós somos o parceiro ideal para transformar sua promoção em um verdadeiro sucesso!
Clique aqui para começar a sua campanha sem dores de cabeça.
